Verbale dell'incontro degli organizzatori della SFSCon 2006 tenutosi
il 15 novembre 2006 presso il CoCOS, Palazzo TIS, 10° piano
Siemensstr. 19, 39100 Bolzano.

Alla riunione sono presenti: 

- Patrick Ohnewein
- Martin Wielander
- Jürgen Kofler
- Paolo Dongilli
- Robert Dollinger
- Helmuth Gasser

Il presidente del LUGBZ Patrick Ohnewein apre la seduta specificando
che l'ordine del giorno consiste nella discussione degli aspetti
positivi e negativi riscontrati nell'organizzazione dell'SFSCon 2006 e
dei possibili interventi migliorativi per la prossima edizione
dell'SFSCon.

Di seguito verranno indicati gli aspetti positivi, negativi e le
proposte con i tre simboli + - e *.

Sandy Kirchlechner, non potendo essere presente, ha inviato le sue
considerazioni a consuntivo:

+ qualità dei referenti internazionali

+ qualità della traduzione simultanea

+ feedback positivo degli ospiti sulle ottime sistemazioni: Hotel
  Stiegl, Ostello/Jugendherberge nonché della cena sociale (Törggelen)
  presso Bad St. Isidor e la visita/degustazione presso
  la Cantina vini di Gries

+ ottima locazione per la conferenza (Libera Università di Bolzano)

- diverse cose sono state organizzate all'ultimo momento

- poca comunicazione tra gli organizzatori

- poco chiare le competenze di ciascun organizzatore

- altre difficoltà organizzative (fatture, pagamenti, ecc.)

Patrick: 

* prima di contattare gli sponsor dobbiamo avere già una lista degli
  speaker possibilmente prima dell'estate (aprile-maggio)

Robert: 

contattare gli speaker e gli sponsor durante la pausa estiva
può costituire un problema

Patrick: 

- riscontrate difficoltà nel delegare alcuni task agli altri
  organizzatori

Paolo: 

* sarebbe opportuno che ciascuno ricevesse una lista con i contatti di
  ogni organizzatore corredata dalle loro competenze

Jürgen:

* sottolinea la necessità di avere più persone che partecipino
  all'organizzazione


Robert: 

- Inviti tardivi

* dovremmo mandare l'invito a tutti i soci del LUGBZ (lettera)

Martin:

+ ottima l'idea di ospitare il Fellowship Meeting della FSFE

- Poco spazio riservato agli sponsor (stand).

- Non si è pensato al bere durante la conferenza. 

Paolo:

+ buono il sevizio mensa

- mancava il "coffee break"

- macchinosa l'autenticazione alla WLAN universitaria

Jürgen:

* La cerimonia di consegna dell'SFSAward andrebbe fatta prima di
  mezzogiorno, ad es. verso le 11:00

Robert:

* la pausa pranzo dovrebbe essere almeno di un'ora e mezza.

Jürgen:

- ci sono stati pochi seminari tecnici al venerdì

Patrick:

- è capitato che gli speaker non fossero pronti quando era il loro
  turno

* qualcuno si deve preoccupare di condurli al palco al termine
  del precedente talk mentre Patrick introduce il loro intervento

Robert: 

- se non consideriamo le tre classi di studenti della GOB + gente felowship,
  il numero di partecipanti alla conferenza non è stato molto alto

* dobbiamo cercare di proporre nuove tematiche poiché negli ultimi 3
  anni ci sono state delle ripetizioni

* per quanto riguarda i pernottamenti, è meglio che il LUGBZ si limiti
  a stipulare una convenzione con gli alberghi lasciando che i
  partecipanti si organizzino autonomamente nella scelta e nel
  successivo pagamento.

Jürgen: 

* per la prossima edizione (tempo permettendo) potremmo invitare gli
  ospiti ad una visita dell'osservatorio astronomico "Max Valier" a
  Gummer sopra Kardaun.

Robert:

* dovremmo far fare uno o più banner del LUGBZ per i prossimi eventi

Patrick:
 
* dobbiamo definire per le prossime edizioni le responsabilità di
  ciascun organizzatore 

* istituire una checklist + timetable

Paolo: 

* creare un registration desk (per avere una traccia dei presenti e
  per poterli contattare/invitare alle prossime manifestazioni)

* fornire un badge a ciascun partecipante.

Robert: 

* si informerà sui prezzi delle stampanti per etichette da utilizzare
  per i badge.


La riunione si chiude alle ore 20:30 e si fissa la data del prossimo
incontro a mercoledì 6 dicembre 2006.